โลจ สต กส ก บการบร หารงานโครงการ ตอนท 1

Transcription

1 โลจ สต กส ก บการบร หารงานโครงการ ตอนท 1 ดร. พงษ ธนา วณ ชย กอบจ นดา 1 การบร หารโครงการ (Project Management) ป จจ บ นการแข งข นทางธ รก จได ทว ความร นแรงข น ซ งส บเน องมาจากหลายป จจ ย เช น การเป ดเขตการค า เสร การพ ฒนาเทคโนโลย อย างรวดเร วอ นส งผลต อการขนส งว ตถ ด บ การผล ต การขนส งและกระจายส นค าทา ได ง ายกว าในอด ต ผ บร โภคจ งม ทางเล อกในการซ อส นค ามากข น อย างไรก ตามเม อกระบวนการทางธ รก จต างๆ สามารถทาได ง ายข นก เท าก บเป นการสร างโอกาสให เก ดค แข งมากข นเป นเงาตามต ว เก ดการแย งช งป จจ ยพ นฐาน ของการผล ต เช น ว ตถ ด บ พล งงาน แรงงาน เป นต น ซ งทาให องค กรต างๆ ม ต นท นในการดาเน นงานท ส งข น หากองค กรธ รก จไม ม การวางแผน การกาหนดท ศทางขององค กร หร อการกาหนดแนวทางในการปฏ บ ต งานท ด ไว ล วงหน า อาจทาให องค กรไม สามารถดาเน นการไปจนบรรล ตามว ตถ ประสงค ท ต งไว ได ด งน น การวางแผน และการบร หารโครงการจ งเข ามาม บทบาทสาค ญในการจ ดสรรและใช ทร พยากรท ม อย อย างจาก ดในแต ละองค กร ให เก ดประส ทธ ภาพอย างส งส ดเพ อน าไปส การบรรล เป าหมายและความสาเร จขององค กร โดยท วไปแล วในการบร หารงานในร ปแบบต างๆ จะต องม การดาเน นการท งงานอย 2 ล กษณะ ค อ 1) ท ปฏ บ ต ประจาไม ม ระยะเวลากาหนด และ 2) งานในล กษณะโครงการ งานใน 2 ล กษณะน ได ม บางส วนท คล ายคล งก น ไม ว าจะเป นการดาเน นการโดยบ คคลและการท ม ทร พยากรท จาก ด จ งจาเป นต องม การวางแผน (Planning) การจ ดการ (Management) และการควบค มงบประมาณ (Budget Control) โครงการจะเป นส งท แสดงถ งสาเร จของกลย ทธ ขององค กร ข อแตกต างท สาค ญระหว างงานปฏ บ ต ประจาก บงานโครงการค อ งานท ปฏ บ ต ประจาจะเป นการทางานไปเร อยๆ หลายๆ คร งโดยไม ม จ ดส นส ด แต การบร หารงานแบบโครงการน นจะ เป นการปฏ บ ต แบบช วคราว (Temporary) เฉพาะเร อง (Unique) ม จ ดเร มต นและจ ดส นส ดเป นวงจรช ว ตซ ง วงจรของงานโครงการ 1 จะประกอบด วย 1) การต งโครงการ หร อการวางแผนโครงการเบ องต น (Project Initiation) 2) การวางแผนโครงการ (Project Planning) 3) การดาเน นโครงการ (Project Execution) 4) การ ต ดตามและควบค มโครงการ (Project Monitoring and Control) และ 5) การจบโครงการ (Project Closure) ด งแสดงไว ในแผนภาพท 1 และ 2 โดยข นอย ก บป จจ ยหล กท สาค ญ ค อ เวลา (Time) ต นท น (Cost) และค ณภาพ (Quality) ต วอย างเช น การบร หารงานก อสร าง การต อเร อ การสร างเคร องบ น หร อการผล ตในอ ตสาหกรรมใน กรณ ท ม คาส งซ อเป นคร งๆ (Lot size) ความแตกต างของการบร หารโครงการก บงานท ปฏ บ ต ประจาได แสดงใน ตารางท 1 1 Project Management Institute (PMI) 2006

2 ท มา: Project Management Institute: PMI 2006 แผนภาพท 1 ก จกรรมท เก ดข นในโครงการและระยะเวลาของก จกรรม ท มา: Project Management Institute: PMI 2006 แผนภาพท 2 รายละเอ ยดของแต ละก จกรรมท เก ดข นในการบร หารโครงการ - 2 -

3 ตารางท 1.1 ความแตกต างระหว างงานโครงการและงานประจา ท มา: Project Management Institute: PMI 2006 จากท ได กล าวมา การดาเน นธ รก จในป จจ บ นต องอย ในกระแสของโลกาภ ว ฒน ในสภาพแวดล อมท เปล ยนแปลงตลอดเวลา และค อนข างรวดเร ว ท งจากภายในองค กรและภายนอกองค กรธ รก จ ทาให การบร หาร องค กรน นทาได ยากลาบากข น ในอด ต เม อสภาพแวดล อมเปล ยนแปลงหร อม ป ญหาข น ผ บร หารองค กรได พยายามหาทางแก ไขป ญหา โดยว ธ ต างๆ เช น ลดต นท นค าใช จ าย กาหนดมาตรฐานการทางานต างๆ ให ส งข น หร อห นมาใช เคร องจ กรกล ทางานแทนคนมากข น เป นการเพ มแรงกดด นให ผ บร หารระด บต างๆ และพน กงานในองค กรเพ มประส ทธ ภาพ การทางานให ส งโดยใช ทร พยากรให น อยลง ซ งอาจทาให เก ดความข ดแย งระหว างผ บร หารระด บส งก บสหภาพ แรงงาน ป ญหาขว ญและกาล งใจในการทางานของพน กงาน เป นต น อย างไรก ตาม ผ บร หารสม ยใหม ได ตระหน กว าแรงกดด นท ม ต อองกรธ รก จแตกต างไปจากอด ต ว ธ การ แก ป ญหาขององค กรโดยอาศ ยมาตรการต างๆ ในอด ต เช น การลดกาล งคน อาจจะกระทบผลงานหร อระด บ กาไรของก จการ การน าเคร องจ กรขนาดใหญ มาใช แทนแรงงานคน บางคร งก ไม ใช เป นคาตอบท ด ท ส ดเสมอไป แต น าจะม ทางเล อกอ นอ กในการแก ไขป ญหาซ งก ค อการดาเน นงานในร ปของโครงการ จ งทาให ต องม การบร หาร โครงการเพ อให โครงการบรรล ว ตถ ประสงค ท ต องการ 2 การบร หารโครงการของงานโลจ สต กส (Logistics Project Management) จากท ได กล าวมาแล วในห วข อข างต นว า โครงการเป นงานช วคราว ม กรอบระยะเวลา ต นท น และค ณภาพ ตามท กาหนดไว ซ งภายในงานบร หารโครงการเช นโครงการก อสร างน นย อมต องม การก จกรรมโลจ สต กส เป น ส วนประกอบหล กในการดาเน นงาน และเป นก จกรรมท ม ผลต อความสาเร จของโครงการด วยก จกรรมด านโลจ สต กส พบว าการบร หารงานโลจ สต กส 2 โดยท วไปประกอบไปด วย 1) การวางแผน (Planning) 2) การดาเน นงาน (Implementation) และ 3) การตรวจสอบและควบค ม (Controlling and Monitoring) ซ งกระบวนการเหล าน ม ง 2 Proceeding of Project Management Institute (PMI) Seminars & Symposium, September

4 3 ไปท ก จกรรมในด านโลจ สต กส ซ งเก ยวข องก บควบค มและตรวจประส ทธ ภาพ การควบค มการจ ดเก บ การ ให บร การ การขนส งและกระจายส นค า ต วอย างของงานโลจ สต กส ในงานโครงการเช น โครงการก อสร างทางว ง รถไฟฟ ายกระด บความเร วส ง (Elevated Railway Track for High Speed Train) แสดงในแผนภาพท 3 ซ งใน โครงการจะต องประกอบด วยก จกรรมโลจ สต กส ท สาค ญ เช น การขนส งและกระจายห นรองทางรถไฟ (Ballast) ด งแผนภาพท 4 และในงานก อสร างสะพานซ งจาเป นจะต องลาเล ยงช นส วนต าง ๆ ของสะพานมาประกอบ แผนภาพท 3 โครงการก อสร างรถไฟฟ าความเร วส ง 3 Council of Logistics Management, Definition of Logistics, retrieved March 29, 2000, from

5 แผนภาพท 4 การขนส งและกระจายห นรองทางรถไฟ (Ballast) จากต วอย างด งท กล าวมาในเบ องต น พบว าการจ ดการด านโลจ สต กส เป นก ญแจสาค ญส ความสาเร จ ของการบร หารโครงการ เน องจากงานโครงการก อสร างขนาดใหญ โดยเฉพาะระบบขนส งมวลชน (Mass Rapid Transit: MRT) หร อสะพานข ามแยกต างๆ ในใจกลางเม องขนาดใหญ ม ข อจาก ดในเร อง 1) สถานท สาหร บ จ ดเก บว สด และว ตถ ด บ (Raw Material) เน องจากความแออ ดของพ นท และราคาค าเช าท ด นท ม ราคาแพง ซ ง หากทาการเช าท ด นในส วนใจกลางเม องจะส งผลให เก ดค าใช จ ายท ส งและกระทบต องบประมาณโครงการ 2) การจ ดส งว สด และว ตถ ด บ เช น ทางว งของรถไฟฟ าสาเร จร ป (Track Plinth or Track Slab) และช นส วนสะพาน ทางว ง (Box Girder or I-Beam) และ 3) เคร องจ กรท ใช ในการทางาน เช น รถเครนเคล อนท (Mobile Crane) ไม สามารถน ามาทางานในช วงกลางว นได เน องจากก ดขวางการจราจรท แออ ดในเวลากลางว น ด งน นในหน งว น การดาเน นโครงการในส วนของงานหล กจะสามารถทาได ในช วงเวลากลางค นเท าน น โดยมากจะอย ในช วงหล ง น. จนถ งประมาณ น. ของว นถ ดไป ด งแสดงในแผนภาพท 5-5 -

6 แผนภาพท 5 สถานท กลางใจเม องท แออ ดซ งเป นอ ปสรรคต อการม คล งจ ดเก บว สด การขนส งว สด ว ตถ ด บ ท ยากลาบาก รวมถ งการทางานท ยากลาบากของเคร องจ กรต าง ๆ จะเห นได ว าโครงการให สาเร จล ล วงไปด วยด และม ประส ทธ ภาพท งในด านต นท น ค ณภาพ และให อย ใน กรอบระยะเวลาท กาหนด ต องอาศ ยหล กของการจ ดการโลจ สต กส ท ม ประส ทธ ภาพ ซ งก ค อ การจ ดส ง การ บร หารงาน การควบค มระบบจ ดซ อและส งว ตถ ด บท ถ กต อง ถ กสถานท และถ กต องตามเวลาน ดหมาย ฉะน น โครงการท ประสบความสาเร จต องบร หารภายใต กรอบของระยะเวลา ค ณภาพ การวางแผนงานท ม ประส ทธ ภาพ การจ ดส งท ตรงตามเวลา การบร หารต นท นท ม ประส ทธ ภาพ เป นต น ด งน นจ งสร ปได ว าการบร หารโครงการจะ ประสบความสาเร จตามเป าหมายได ต องม การบร หารจ ดการโลจ สต กส ท ม ประส ทธ ภาพ โดยเฉพาะอย างย งใน ก จกรรม 1) การวางแผนโครงการ (Project Planning) 2) การวางแผนการจ ดซ อและการจ ดส งว ตถ ด บ (Raw Material Purchasing and Delivery) 3) การบร หารงานค ณภาพและการประก นค ณภาพ 4) การควบค มและ ต ดตามโครงการ 5) การควบค มต นท นและงบประมาณ (Cost and Budget Control) และ 6) การส นส ดโครงการ ซ งจะกล าวในส วนต อไป (โปรดต ดตามตอนท 2) - 6 -